Allgemeine Geschäftsbedingungen
Stand: April 2026
§ 1 Geltungsbereich und Vertragsparteien
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen der VIVAM GmbH, Jülicher Straße 209 Q–S, 52070 Aachen (nachfolgend „Anbieter" oder „VIVAM"), und ihren Kund:innen (nachfolgend „Kunde") über die entgeltliche Nutzung der Software VIVAM GUIDE, des zugehörigen Sprachmodells VIVAM LLM sowie die Überlassung der dafür erforderlichen Hardware.
(2) VIVAM GUIDE richtet sich primär an Unternehmer:innen im Sinne des § 14 BGB (insbesondere Psychotherapeut:innen und medizinische Einrichtungen). Ein Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist, wer den Vertrag zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder der gewerblichen noch der selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können.
(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als VIVAM ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
§ 2 Vertragsgegenstand
(1) Hardware: VIVAM stellt dem Kunden die für den Betrieb von VIVAM GUIDE erforderliche Hardware im Rahmen eines Mietverhältnisses zur Verfügung. Die Hardware wird ausschließlich über VIVAM bezogen und bleibt während der gesamten Vertragslaufzeit Eigentum von VIVAM. Im Regelfall umfasst der Lieferumfang je Behandlungsraum:
- 1 × Apple Mac Mini (lokaler Rechner für Software und KI-Modell)
- 1 × geeignetes Konferenzmikrofon (USB bzw. Bluetooth)
Die konkrete Modellauswahl der Peripheriegeräte kann durch VIVAM geänderten technischen Anforderungen oder Lieferverfügbarkeiten angepasst werden, soweit die Eignung für den vertraglichen Einsatzzweck gewahrt bleibt.
(2) Software und KI-Modell: Zusätzlich erhält der Kunde zeitlich befristete Nutzungsrechte an:
- der VIVAM GUIDE Software (lokal auf dem Mac Mini installiert)
- dem VIVAM LLM (Large Language Model, lokal auf dem Mac Mini lauffähig)
(3) Die konkrete Konfiguration und der Umfang der Leistungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung auf vivam.io sowie aus dem individuellen Bestell- und Installationsprotokoll.
§ 3 Vertragsschluss
(1) Die Darstellung der Produkte auf der Website stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern eine unverbindliche Aufforderung zur Bestellung.
(2) Durch Auswahl der Zahlungsart, Eingabe der erforderlichen Kontakt- und Rechnungsdaten, Abschluss der technischen Vorabfrage sowie Auswahl eines Wunschtermins für die Installation und anschließendes Absenden der Bestellung über den Button „Zahlungspflichtig bestellen" auf vivam.io/checkout gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss des Vertrags ab. Bei Auswahl der Zahlungsart SEPA-Lastschrift erfolgt zusätzlich die Erteilung des SEPA-Lastschriftmandats bei unserem Zahlungsdienstleister Mollie B.V. Bei Auswahl der Zahlungsart Rechnung wird die Bestellung unmittelbar mit dem Klick auf den Bestell-Button abgegeben.
(3) Der Vertrag kommt zustande, sobald VIVAM die Annahme des Angebots in Textform (z. B. per E-Mail) bestätigt oder mit der Installationsvorbereitung beginnt. Die Bestellbestätigung wird dem Kunden unverzüglich nach Eingang der Bestellung per E-Mail als PDF zugesandt.
(4) Die Vertragssprache ist Deutsch. Die für den Vertragsschluss relevanten Angaben (Bestelldatum, Tarif, Preis, Laufzeit, Zahlungsart, Kunden- und ggf. Lieferanschrift) werden dem Kunden mit der Bestellbestätigung als PDF-Dauerdatenträger gemäß § 312f BGB per E-Mail zugestellt. Der Kunde kann diese Datei speichern und ausdrucken. Diese AGB sowie die Datenschutzerklärung sind zudem jederzeit unter vivam.io/agb bzw. vivam.io/datenschutz abrufbar.
(5) Vor dem Absenden der Bestellung hat der Kunde die Möglichkeit, seine Eingaben im Bestellprozess über die Schaltfläche „← Zurück" jederzeit zu korrigieren. Auf der Bestellübersicht werden alle Angaben vor dem Absenden zusammengefasst dargestellt.
§ 4 Preise und Zahlungsbedingungen
(1) Kostenlose Testphase: Der erste Monat ab Installationstag ist kostenfrei. In dieser Zeit kann der Kunde den Vertrag jederzeit ohne Angabe von Gründen kündigen.
(2) Software-Gebühr: Die monatliche Nutzungsgebühr für die VIVAM GUIDE Software beträgt 75,00 EUR inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer pro Behandlungsraum. Ab zwei oder mehr Behandlungsräumen reduziert sich die Software-Gebühr auf 65,00 EUR inkl. MwSt. pro Raum und Monat.
(3) Hardware: Die Hardware wird dem Kunden ausschließlich im Rahmen eines Mietverhältnisses über VIVAM bereitgestellt. Die monatliche Gebühr beträgt 25,00 EUR inkl. MwSt. pro Raum und deckt die Bereitstellung der Hardware sowie die laufende Wartung, Reparatur und den Austausch bei technischen Defekten ab. Die Hardware bleibt Eigentum von VIVAM und ist nach Vertragsende zurückzugeben.
(4) Alle Preise sind unter vivam.io/preise transparent ausgewiesen. Versteckte Gebühren fallen nicht an.
(5) Zahlungsweise: Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Der Kunde kann im Checkout zwischen zwei Zahlungsarten wählen:
- SEPA-Lastschrift über unseren Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Niederlande. Der Kunde erteilt hierzu im Checkout ein SEPA-Lastschriftmandat. Zur einmaligen Verifizierung des Mandats wird ein Betrag von 0,01 EUR abgebucht.
- Rechnung mit Zahlungsziel von 14 Tagen ab Rechnungsdatum. VIVAM übersendet dem Kunden monatlich eine Rechnung per E-Mail an die im Checkout angegebene E-Mail-Adresse. Die Zahlung erfolgt per Überweisung auf das auf der Rechnung genannte Geschäftskonto.
(6) Preisanpassungen: VIVAM ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von 6 Wochen zum Ende eines Kalendermonats anzupassen. Bei Preiserhöhungen von mehr als 5 % pro Jahr steht dem Kunden ein außerordentliches Kündigungsrecht zum Wirksamwerden der Preisanpassung zu.
(7) Zahlungsverzug: Der Kunde kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, sofern er nicht zuvor bereits gemahnt wurde. Im Verzugsfall ist VIVAM berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe gemäß § 288 BGB sowie eine Mahngebühr von 5,00 EUR pro Mahnung zu berechnen. Bei Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen oder trotz zweifacher Mahnung ist VIVAM berechtigt, die Leistungserbringung vorübergehend zu sperren oder den Vertrag außerordentlich zu kündigen.
(8) Sonderregelung Elternzeit: Während einer nachgewiesenen Elternzeit der beruflich Leistungserbringenden kann die Softwaregebühr für die Dauer der Elternzeit ausgesetzt werden. In dieser Zeit fällt lediglich der Hardware-Mietanteil für die Bereitstellung und Wartung an. Die Mindestvertragslaufzeit verlängert sich dadurch nicht automatisch. Die Aussetzung ist in Textform anzuzeigen.
§ 5 Vertragsbeginn, Laufzeit und Kündigung
(1) Der Vertrag beginnt mit der erfolgreichen Installation und Einrichtung der Hard- und Software in der Praxis des Kunden („Installationstag"). Der darauffolgende Monat ist die kostenfreie Testphase.
(2) Kündigung während der Testphase: Während der kostenfreien Testphase kann der Kunde den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist und ohne Angabe von Gründen in Textform kündigen.
(3) Mindestvertragslaufzeit: Nach Ablauf der Testphase beginnt eine Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten. Innerhalb dieser Mindestlaufzeit ist eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen.
(4) Kündigung nach der Mindestlaufzeit: Nach Ablauf der Mindestlaufzeit läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit weiter. Er kann jederzeit mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform gekündigt werden.
(5) Rückgabe der Hardware: Die Hardware ist nach Vertragsende innerhalb von 14 Tagen vollständig und in einwandfreiem Zustand an VIVAM zurückzusenden. VIVAM stellt auf Wunsch ein vorfrankiertes Rücksendeetikett zur Verfügung.
(6) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt.
(7) Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. Brief oder E-Mail an info@vivam.io).
§ 6 Hardware-Miete
(1) Die Hardware wird dem Kunden ausschließlich im Rahmen eines Mietverhältnisses über VIVAM zur Verfügung gestellt. Ein Erwerb der Hardware durch den Kunden ist nicht möglich.
(2) Die monatliche Miete gemäß § 4 Abs. 3 deckt die Bereitstellung der Hardware sowie Wartung, Reparatur und Austausch bei technischen Defekten für die gesamte Vertragslaufzeit ab. Anschaffungskosten fallen nicht an.
(3) Die Hardware bleibt während der gesamten Vertragslaufzeit Eigentum von VIVAM und ist nach Vertragsende gemäß § 5 Abs. 5 zurückzugeben.
(4) Der Kunde ist verpflichtet, die Hardware während der Dauer des Vertrags pfleglich zu behandeln und gegen übliche Risiken (Diebstahl, Beschädigung) angemessen abzusichern.
§ 7 Nutzungsrechte an Software und KI-Modell
(1) VIVAM räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der VIVAM GUIDE Software und des VIVAM LLM ein. Die Nutzung ist ausschließlich für den internen Geschäftsbetrieb des Kunden gestattet.
(2) Der Kunde ist insbesondere nicht berechtigt:
- die Software oder das Modell zu vervielfältigen, zu verbreiten oder öffentlich zugänglich zu machen;
- die Software oder das Modell zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), zu dekompilieren oder zu disassemblieren, außer soweit gesetzlich zwingend zulässig;
- die Software oder das Modell an Dritte weiterzugeben, unterzulizenzieren oder zu vermieten;
- Urheberrechts- oder Schutzvermerke zu entfernen oder zu verändern.
(3) Alle Rechte an der Software und am KI-Modell, einschließlich aller Weiterentwicklungen, verbleiben bei VIVAM.
§ 8 LoRA-Anpassungen und Datenverarbeitung
(1) Das VIVAM LLM wird durch die Nutzung beim Kunden mittels Low-Rank Adaptation (LoRA) an die spezifischen Anforderungen des Kunden angepasst und weiterentwickelt.
(2) Der Kunde räumt VIVAM das nicht ausschließliche, unwiderrufliche, weltweite und gebührenfreie Recht ein, die durch LoRA-Anpassungen erlernten Modellparameter zu nutzen und in aggregierter oder anonymisierter Form für die Weiterentwicklung des VIVAM LLM zu verwenden.
(3) Die Übertragung erfolgt in regelmäßigen Abständen über eine verschlüsselte Verbindung. VIVAM verpflichtet sich, personenbezogene Daten gemäß DSGVO zu verarbeiten und Geschäftsgeheimnisse des Kunden vertraulich zu behandeln. Die Parteien schließen hierzu eine separate Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.
(4) Der Kunde verpflichtet sich, das System so zu konfigurieren, dass keine personenbezogenen Daten oder besonders schützenswerten Informationen im Sinne des Art. 9 DSGVO in die LoRA-Anpassungen einfließen, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist.
§ 9 Updates und Support
(1) VIVAM stellt Software-Updates und Modell-Upgrades für die Dauer der Vertragslaufzeit kostenfrei zur Verfügung.
(2) Der Kunde erhält technischen Support per E-Mail ( support@vivam.io) und Telefon während der üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr, 9:00–17:00 Uhr) für die Dauer des Vertrags.
§ 10 Gewährleistung
(1) Hardware: Da die Hardware gemietet wird, gewährleistet VIVAM deren Funktionsfähigkeit während der gesamten Vertragslaufzeit. Wartung, Reparatur und Austausch bei technischen Defekten sind in der monatlichen Miete enthalten (§ 4 Abs. 3, § 6).
(2) Software: VIVAM gewährleistet, dass die Software im Wesentlichen die in der Produktdokumentation beschriebenen Funktionen erfüllt. Eine fehlerfreie Funktion in jeder Systemkonstellation wird nicht geschuldet.
(3) Die Gewährleistung entfällt bei unsachgemäßer Nutzung, Modifikation durch den Kunden, Nutzung in einer nicht freigegebenen Systemumgebung oder Mängeln, die auf höhere Gewalt oder Umstände zurückzuführen sind, die außerhalb des Einflussbereichs von VIVAM liegen.
§ 11 Haftung
(1) VIVAM haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes.
(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet VIVAM der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.
(3) Im Übrigen ist die Haftung von VIVAM ausgeschlossen.
§ 12 Widerrufsrecht für Verbraucher
VIVAM GUIDE richtet sich primär an Unternehmer:innen im Sinne des § 14 BGB (§ 1 Abs. 2). Für Unternehmer:innen besteht kein gesetzliches Widerrufsrecht.
Sofern der Kunde im Einzelfall ausnahmsweise Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist, steht ihm das gesetzliche Widerrufsrecht nach den §§ 312g, 355 BGB zu. Die nachfolgende Widerrufsbelehrung gilt ausschließlich für diesen Fall.
Sie haben das Recht, binnen 14 Tagen ohne Angabe von Gründen diesen Vertrag zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beträgt 14 Tage ab dem Tag, an dem Sie oder ein von Ihnen benannter Dritter, der nicht der Beförderer ist, die Hardware in Besitz genommen haben bzw. ab Vertragsschluss bei reinen Dienstleistungsverträgen.
Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, müssen Sie uns (VIVAM GmbH, Jülicher Straße 209 Q–S, 52070 Aachen, E-Mail: info@vivam.io) mittels einer eindeutigen Erklärung (z. B. ein mit der Post versandter Brief oder E-Mail) über Ihren Entschluss, diesen Vertrag zu widerrufen, informieren. Sie können dafür das Muster-Widerrufsformular verwenden, das jedoch nicht vorgeschrieben ist.
Zur Wahrung der Widerrufsfrist reicht es aus, dass Sie die Mitteilung über die Ausübung des Widerrufsrechts vor Ablauf der Widerrufsfrist absenden.
Folgen des Widerrufs: Wenn Sie diesen Vertrag widerrufen, haben wir Ihnen alle Zahlungen, die wir von Ihnen erhalten haben, einschließlich der Lieferkosten, unverzüglich und spätestens binnen vierzehn Tagen ab dem Tag zurückzuzahlen, an dem die Mitteilung über Ihren Widerruf dieses Vertrags bei uns eingegangen ist. Für diese Rückzahlung verwenden wir dasselbe Zahlungsmittel, das Sie bei der ursprünglichen Transaktion eingesetzt haben, es sei denn, mit Ihnen wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart.
Sie tragen die unmittelbaren Kosten der Rücksendung der Hardware. Sie müssen für einen etwaigen Wertverlust der Waren nur aufkommen, wenn dieser Wertverlust auf einen zur Prüfung der Beschaffenheit, Eigenschaften und Funktionsweise der Waren nicht notwendigen Umgang mit ihnen zurückzuführen ist.
Wertersatz bei vorzeitiger Nutzung der Dienstleistung: Haben Sie verlangt, dass die Dienstleistungen (insbesondere die Nutzung der Software, Support- und Wartungsleistungen) während der Widerrufsfrist beginnen sollen, so haben Sie uns einen angemessenen Betrag zu zahlen, der dem Anteil der bis zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie uns von der Ausübung des Widerrufsrechts hinsichtlich dieses Vertrags unterrichten, bereits erbrachten Dienstleistungen im Vergleich zum Gesamtumfang der im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen entspricht.
Muster-Widerrufsformular
(Wenn Sie den Vertrag widerrufen wollen, dann füllen Sie bitte dieses Formular aus und senden Sie es zurück.)
§ 13 Geheimhaltung
Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen dieses Vertrages bekannt gewordenen vertraulichen Informationen der anderen Partei streng vertraulich zu behandeln und nur zur Vertragserfüllung zu verwenden. Diese Pflicht besteht auch nach Beendigung des Vertrags fort.
§ 14 Datenschutz
Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der Website und unserer Leistungen enthält unsere Datenschutzerklärung. Ergänzend schließen die Parteien eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO ab.
§ 15 Schlussbestimmungen
(1) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Textformerfordernisses.
(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
(3) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Bei Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur insoweit, als nicht der gewährte Schutz durch zwingende Bestimmungen des Rechts des Staates, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, entzogen wird.
(4) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Aachen, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in der Bundesrepublik Deutschland hat.